포지션

총무·경영지원 담당자
사원~대리급 / 신입~경력 5년

포지션 소개

THECOLDESTMOMENT의 구성원들이 안정적으로 업무에 집중할 수 있도록 사무환경과 회사 운영 전반을 지원하는 포지션입니다.

시설·비품·IT 자산 관리부터 법인카드 및 비용 증빙, 4대보험, 급여 행정, 복리후생, 계약서 및 법정의무교육 관리까지 경영지원 업무 전반을 담당합니다. 세무사·노무사 등 외부 전문가와 협업하여 필요한 자료를 정확하게 준비하고, 회사 운영에 필요한 행정업무가 기한 내 처리될 수 있도록 관리합니다.

경력에 따라 실무 지원부터 경영지원 업무의 독립적인 운영, 업무 프로세스 개선 및 구성원 업무 지도까지 담당합니다.

주요 업무

사무실 시설 및 환경 관리

• 사무실 시설과 업무환경 일일 점검
• 시설 이상 발생 시 원인 확인 및 업체 요청
• 냉난방기 필터, 소방장비 및 기계설비 점검 일정 관리
• 전기·통신·보안·출입 등 사무실 운영사항 관리
• 정기 방역, 청소 및 폐기물 처리업체 관리
• 사무공간과 공용공간의 정리 상태 점검
• 회의실 예약, 세팅 및 운영 관리
• 사무실 이전 또는 레이아웃 변경 업무 지원
• 시설 관련 계약 및 비용내역 관리
• 시설 점검일정 및 조치내역 대장 관리

비품·소모품 및 구매 관리

• 사무용품·탕비용품·운영 소모품 재고 확인
• 부서별 비품 및 소모품 수요 조사
• 구매 품의 및 발주서 작성
• 거래처별 가격과 구매조건 비교
• 비품·소모품 발주 및 입고 확인
• 구매내역과 사용내역 관리
• 정기 구매품목 및 적정 재고 기준 관리
• 신규 구매처 및 대체 상품 조사
• 거래명세서·세금계산서 등 구매 증빙 확인
• 비품 구매비용 현황 관리

IT 장비 및 자산 관리

• 신규 입사자 PC 및 업무용 장비 세팅
• 이메일·업무시스템 계정 생성 및 권한 설정 지원
• 퇴사자 장비 회수 및 계정·접근권한 정리
• 퇴사자 PC 초기화 및 재사용 준비
• PC·모니터·휴대전화 등 IT 자산대장 관리
• 소프트웨어 및 업무용 라이선스 현황 관리
• 장비 고장 접수 및 수리업체 커뮤니케이션
• 장비 지급·반납 확인서 관리
• 정기 자산실사 및 실제 보유현황 점검
• 유휴·노후 장비 교체계획 관리

비용 및 증빙 관리

• 매입 세금계산서 수취·분류 및 파일링
• 법인카드 지출내역 취합 및 증빙 확인
• 사용내역과 영수증·세금계산서 일치 여부 검토
• 미제출·불충분 증빙 확인 및 보완 요청
• 경비결의서 작성 및 내부 승인 처리
• 부서별 비용 사용내역 정리
• 거래처별 미수취 세금계산서 확인
• 월 마감자료 취합 및 회계 담당자 전달
• 비용 관련 문서와 증빙자료 보관
• 법인카드 발급·회수 및 사용현황 관리

세무 연계 업무

• 부가가치세 신고에 필요한 매입·매출자료 취합
• 법인세 신고 관련 기초자료 준비
• 세무사 요청자료 확인 및 전달
• 매입 세금계산서와 비용 증빙내역 대조
• 법인카드·계좌이체·현금영수증 자료 정리
• 세무 일정과 자료 제출기한 관리
• 세무사 전달자료 및 회신내역 파일링
• 세무 신고자료의 누락 여부 확인
• 월별·분기별 세무 연계업무 일정 관리
• 세무 관련 기초 문의사항 확인 및 외부 전문가 연계

4대보험·급여 행정

• 4대보험 취득·상실 및 보수월액 신고
• 4대보험 EDI를 활용한 신고업무
• 피부양자 등록 및 변경 신고 지원
• 입·퇴사자 보험 처리일정 관리
• 건강보험 연말정산 및 보험료 정산 지원
• 고용·산재보험 보수총액 신고자료 준비
• 급여 기초자료 취합 및 변동사항 확인
• 급여 계산자료 검토 및 급여명세서 생성·발송
• 연말정산 대상자 및 제출자료 관리
• 정부지원금 대상 여부 확인 및 신청 지원
• 직원의 급여·4대보험 관련 문의 1차 응대
• 노무사·세무사와 급여 및 보험 행정 협업

복리후생 및 사내 운영

• 식대·건강검진·복지포인트 등 복리후생 운영
• 경조사 신청 접수 및 대상 여부 확인
• 화환·부조금·경조휴가 처리
• 명절 선물 및 기념일 지원 운영
• 복리후생 신청내역과 비용 관리
• 사내 행사와 워크숍 운영 지원
• 신규 입사자 온보딩 물품 준비
• 임직원 요청사항 접수 및 처리
• 복리후생 제도의 이용현황 관리
• 운영상 불편사항 확인 및 개선안 제안

계약·인허가 및 법인문서 관리

• 거래처·용역·임대차 등 계약서 파일링
• 계약 체결일·만료일·갱신일정 관리
• 계약 만료 전 담당부서 사전 안내
• 사업자등록 및 법인정보 변경업무 지원
• 각종 인허가와 증명서 발급·갱신 관리
• 법인인감·사용인감 및 법인도장 관리
• 인감 사용신청과 사용대장 작성
• 법인등기부등본·인감증명서 등 법인서류 발급
• 원본 계약서와 중요문서 보관
• 문서별 보존기간 및 폐기일정 관리

법정의무교육 및 규정 관리

• 연간 법정의무교육 일정 수립
• 교육업체 선정 및 교육 예약
• 대상자 명단과 이수현황 관리
• 미이수자 안내 및 추가 교육 진행
• 교육 수료증과 결과자료 보관
• 사내 규정 및 행정서식 최신본 관리
• 필수 게시물과 법정비치서류 확인
• 관련 법령과 행정 변경사항 확인
• 외부 노무사와 의무사항 이행 여부 점검

대리급 담당 업무

• 총무·경영지원 연간 운영계획 수립 및 실행
• 시설·비품·IT·법인카드·사내행사 운영 총괄
• 부가세·법인세 신고자료 준비 및 세무사 협업
• 4대보험·급여·연말정산 등 노무행정 총괄
• 복리후생 제도 운영 및 개선 지원
• 사업자등록 변경, 계약 및 인허가 일정 관리
• 사무실 이전·확장 및 레이아웃 변경 프로젝트 지원
• 경영지원 업무 매뉴얼과 관리대장 구축
• 반복 업무의 표준화 및 프로세스 개선
• 사원·주임급 구성원 업무 지도 및 검수
• 월별 경영지원 현황과 주요 운영 이슈 보고

자격요건

• 총무·경영지원 업무에 대한 기본적인 이해가 있으신 분
• 시설·비품·IT 자산 등 여러 운영업무를 꼼꼼하게 관리할 수 있으신 분
• Excel 및 Google Sheets를 활용한 데이터 관리가 가능하신 분
• 증빙과 행정문서를 정확하게 분류하고 보관할 수 있으신 분
• 여러 업무의 중요도와 마감기한을 판단하여 처리할 수 있으신 분
• 임직원 및 외부 거래처와 원활하게 소통할 수 있으신 분
• 반복되는 업무도 책임감 있게 끝까지 확인할 수 있으신 분
• 회사 내부정보와 임직원 개인정보를 신중하게 관리할 수 있으신 분

※ 주임급은 총무·경영지원 경력 1년 이상과 4대보험 EDI 및 비용증빙 관리 경험이 필요합니다.

※ 대리급은 경영지원 경력 3년 이상과 세무·노무 연계업무를 독립적으로 수행한 경험이 필요합니다.

우대사항

• 중소기업 또는 스타트업 총무·경영지원 경험이 있으신 분
• 패션·리테일·이커머스 업계 근무 경험이 있으신 분
• 4대보험 EDI 신고를 직접 진행해 본 분
• 급여자료 검토 및 급여명세서 발송 경험이 있으신 분
• 건강보험 정산·보수총액 신고·연말정산 경험이 있으신 분
• 부가세·법인세 신고자료를 준비해 본 분
• 세무사·노무사와 직접 업무를 진행해 본 분
• 법인카드 정산과 경비결의 업무 경험이 있으신 분
• PC 세팅·자산대장·라이선스를 관리해 본 분
• 계약서·법인인감·인허가 업무 경험이 있으신 분
• 법정의무교육을 직접 운영해 본 분
• VLOOKUP·피벗테이블 등 Excel 함수 활용이 가능하신 분
• ERP·전산회계·노무 관련 자격을 보유하신 분

이런 분과 함께하고 싶습니다

• 구성원이 불편을 말하기 전에 필요한 부분을 먼저 확인하는 분
• 작은 증빙이나 일정도 빠뜨리지 않고 기록하는 분
• 단순한 요청 처리에 그치지 않고 더 효율적인 운영방식을 고민하는 분
• 업무의 중요도와 긴급도를 판단하여 우선순위를 조정할 수 있는 분
• 처리 결과를 요청자에게 정확하게 공유하는 분
• 법정기한과 사내 기준을 책임감 있게 준수하는 분
• 회사의 자산과 비용을 자신의 업무처럼 꼼꼼하게 관리하는 분
• 여러 부서와 원활하게 소통하면서도 필요한 기준을 지킬 수 있는 분

제출서류

• 이력서
• 경력기술서

경력기술서에는 다음 내용을 구체적으로 작성해 주세요.

• 담당했던 총무·경영지원 업무 범위
• 근무했던 회사의 규모와 관리한 임직원 수
• 4대보험 EDI 신고 경험
• 급여·연말정산·건강보험 정산 경험
• 세무사·노무사 연계업무 경험
• 법인카드·비용증빙 및 월 마감 경험
• 시설·비품·IT 자산 관리 경험
• 계약·인허가·법인문서 관리 경험
• 업무 프로세스를 개선하거나 체계화한 사례
• 프로젝트별 본인의 담당 범위와 기여도